Datenschutzerklärung für Teamdock

Wir freuen uns über Ihr Interesse an Teamdock für mobile Geräte und den Browser. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Teamdock verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Endrit Cuni Hermann-Burgdorf-Straße 18 21244 Buchholz i.d.N Deutschland

E-Mail: endrit.cuni@gmail.com

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die mobile Anwendung Teamdock sowie die damit verbundenen Dienste und Internetseiten.

Teamdock ist eine Plattform zur Kommunikation, Organisation und Zusammenarbeit in privaten und beruflichen Gruppen.

Bei einer Nutzung von Teamdock durch Unternehmen, Einrichtungen oder andere Organisationen kann die jeweilige Organisation für bestimmte Verarbeitungen datenschutzrechtlich verantwortlich sein. Soweit Teamdock personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag einer solchen Organisation verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

Je nach Nutzung von Teamdock können insbesondere die folgenden Daten verarbeitet werden:

3.1 Registrierungs- und Kontodaten

Bei der Erstellung und Verwaltung eines Benutzerkontos können verarbeitet werden:

E-Mail-Adresse Benutzer-ID Authentifizierungs- und Sitzungsdaten Zeitpunkt der Registrierung und letzter Anmeldung Benutzername oder Anzeigename Status des Benutzerkontos Passwörter werden nicht im Klartext durch Teamdock gespeichert. Die Authentifizierung erfolgt über den eingesetzten Authentifizierungsdienst.

3.2 Profildaten

Nutzer können freiwillig weitere Angaben hinterlegen, insbesondere:

Profilbild Vor- und Nachname oder Anzeigename berufliche Funktion Abteilung oder organisatorische Zuordnung weitere freiwillig eingetragene Profilinformationen Welche Angaben verpflichtend sind, wird bei der jeweiligen Eingabe angezeigt.

3.3 Gruppen- und Mitgliedschaftsdaten

Bei der Nutzung von Gruppen können insbesondere verarbeitet werden:

Gruppenzugehörigkeiten Gruppenrollen und Berechtigungen Einladungen Administrationsrechte Datum des Beitritts oder Austritts organisatorische Zuordnungen Gruppeninhalte sind grundsätzlich nur für berechtigte Mitglieder der jeweiligen Gruppe sichtbar.

3.4 Von Nutzern erstellte Inhalte

Wenn Nutzer Teamdock aktiv verwenden, können insbesondere folgende Inhalte verarbeitet werden:

Beiträge auf der Social Wall Kommentare und Reaktionen Fotos und andere hochgeladene Dateien Aufgaben und Aufgabenstatus Dokumente und Dokumenteninformationen organisatorische Mitteilungen Urlaubsanträge und Dienstplanwünsche Stundenmeldungen und vergleichbare organisatorische Angaben Chat- und Gruppennachrichten Team-Infos und gruppenbezogene Einträge Nutzer sollten nur solche personenbezogenen Daten einstellen, deren Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich und zulässig ist.

3.5 Abonnement- und Kaufdaten

Bei kostenpflichtigen Abonnements können insbesondere verarbeitet werden:

interne App-Benutzer-ID verwendeter App Store Produkt- und Tarifkennung Kauf- und Abonnementstatus Beginn, Ablauf und Verlängerungsstatus eines Abonnements Informationen zur Wiederherstellung von Käufen technische Transaktionskennungen Vollständige Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Bankdaten werden grundsätzlich durch Apple beziehungsweise Google verarbeitet und nicht unmittelbar an Teamdock übermittelt.

3.6 Push-Benachrichtigungen

Wenn Nutzer Push-Benachrichtigungen erlauben, können verarbeitet werden:

Push-Token des Geräts Betriebssystem und Geräteplattform Benutzer-ID Benachrichtigungseinstellungen Informationen über die Art der zuzustellenden Benachrichtigung Push-Benachrichtigungen können beispielsweise bei neuen Nachrichten, Beiträgen, Kommentaren, Aufgaben oder organisatorischen Änderungen versendet werden.

Die Berechtigung für Push-Benachrichtigungen kann jederzeit in den Einstellungen des jeweiligen Endgeräts widerrufen werden.

3.7 Technische Daten und Protokolldaten

Beim Betrieb von Teamdock können automatisch technische Daten verarbeitet werden, insbesondere:

Betriebssystem und Betriebssystemversion App-Version Geräteplattform und Gerätemodell IP-Adresse Zeitpunkt und Art von Serveranfragen Fehler- und Sicherheitsprotokolle Anmelde- und Sitzungsinformationen Informationen über fehlgeschlagene Zugriffsversuche Diese Daten werden zur Bereitstellung, Stabilität, Fehlerbehebung und Sicherheit der App verarbeitet.

3.8 Supportanfragen

Wenn Nutzer Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten, insbesondere:

Name E-Mail-Adresse Inhalt der Anfrage gegebenenfalls übermittelte Screenshots oder Anhänge Zeitpunkt und Verlauf der Kommunikation Supportanfragen werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.

3.9 Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnnachweise

Bei Nutzung dieser Funktionen werden je nach Einrichtung der Gruppe insbesondere folgende Angaben verarbeitet:

Dienstzuordnungen zu Mitarbeitern, Dienstkürzel, Datum, Beginn, Ende und Pausen Dienstarten, Rufbereitschaften und tatsächliche Einsätze mit Beginn und Ende geplante und erfasste Arbeitszeiten, zusätzliche Überstunden, Korrekturen, Notizen und Bearbeitungsstatus Arbeitszeitvereinbarungen, Beschäftigungsumfang und für die Berechnung hinterlegte Regeln Zuschlagsregeln, Bereitschaftsstufen, Vergütungsanteile und Rufdienstpauschalen Personalnummern und Zuordnungen zu Lohnarten für einen eingerichteten DATEV-Export berechnete Stunden, Zuschläge und Pauschalen sowie zugehörige Profilversionen und Exportnachweise

Diese Daten dienen der Dienstplanung, der Prüfung und Dokumentation von Arbeitszeit sowie der Erstellung von Lohnnachweisen und Exportdateien. Lohnnachweise berücksichtigen geplante Dienste. Nachgetragene Ist-Zeiten und Korrekturen ersetzen die zugeordneten Planzeiten bereits vor einer Genehmigung; ausschließlich zusätzlich gemeldete Überstunden ergänzen sie. Der Bearbeitungsstatus bleibt dabei erhalten.

3.10 Jahresurlaub und Nacht-Zusatzurlaub

Bei Nutzung der Urlaubsberechnung werden hinterlegte Jahresurlaubstage, individuelle Mitarbeiterzuordnungen und Beschäftigungsanteile sowie anrechenbare Nachtstunden und daraus berechnete Zusatzurlaubstage verarbeitet. Gruppenadministratoren richten Zeitfenster, Schwellen, Höchstgrenzen und das maßgebliche Kalenderjahr manuell ein. Die Nachtstundenberechnung verwendet genehmigte Ist-Zeiten entsprechend diesen Einstellungen.

3.11 Gezielte Diensttauschanfragen

Für einen gezielten Diensttausch werden Gruppe, anfragende und angefragte Person, Dienstplandatum, Zuordnung zu den betroffenen Diensten, eine eingegebene Notiz sowie Status, Zeitpunkte und Entscheidungen der Beteiligten beziehungsweise der prüfenden Gruppenadministration verarbeitet. Diese Angaben dienen der Abstimmung, Prüfung und nachvollziehbaren Umsetzung eines Tauschs am selben Tag. Erst nach Annahme durch die angefragte Person und Genehmigung durch einen Gruppenadministrator werden die Dienste im Dienstplan getauscht.

Die beteiligten Mitglieder sehen Datum, beteiligte Personen, Notiz und Status der Anfrage. Fremde Dienstkürzel und Dienstzeiten werden ihnen über die Tauschanfrage nicht bereitgestellt. Berechtigte Gruppenadministratoren können die für ihre Entscheidung erforderlichen Dienstdetails im Teamdienstplan einsehen. Notizen sollen sich auf die organisatorische Absprache beschränken und keine Patientendaten oder medizinischen Angaben enthalten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

4.1 Bereitstellung des Benutzerkontos und der App-Funktionen

Die Verarbeitung von Registrierungsdaten, Profildaten, Gruppenmitgliedschaften und nutzergenerierten Inhalten erfolgt zur Bereitstellung der vereinbarten App-Funktionen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.2 Abwicklung von Abonnements

Abonnement- und Kaufdaten werden verarbeitet, um kostenpflichtige Funktionen freizuschalten, Käufe wiederherzustellen und den Abonnementstatus zu verwalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4.3 Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen werden auf Grundlage der freiwillig erteilten Geräteberechtigung beziehungsweise Einwilligung verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit über die Geräteeinstellungen widerrufen werden.

4.4 Sicherheit und Missbrauchsprävention

Technische Protokolle und Sicherheitsinformationen werden verarbeitet, um:

unberechtigte Zugriffe zu erkennen, Missbrauch zu verhindern, technische Fehler zu beheben, die Sicherheit und Stabilität der App zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb von Teamdock.

4.5 Bearbeitung von Supportanfragen

Supportanfragen werden verarbeitet, um die jeweilige Anfrage zu beantworten und technische oder vertragliche Probleme zu lösen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage ein bestehendes oder angebahntes Vertragsverhältnis betrifft. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.6 Gesetzliche Verpflichtungen

Soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung oder Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Gruppenbezogene Zugriffstrennung

Inhalte innerhalb einer Gruppe sind grundsätzlich nur für berechtigte Mitglieder der jeweiligen Gruppe zugänglich.

Zur technischen Zugriffstrennung werden unter anderem:

Benutzerkonten, Gruppenmitgliedschaften, Rollen und Berechtigungen, serverseitige Zugriffsregeln, Row Level Security, geschützte Speicherbereiche eingesetzt.

Gruppenadministratoren können innerhalb ihrer Gruppe je nach zugewiesener Rolle zusätzliche Rechte besitzen, beispielsweise zur Verwaltung von Mitgliedern, Inhalten oder organisatorischen Funktionen.

Für persönliche Dienstpläne, Zeitmeldungen, Urlaubsansprüche und Lohnnachweise gelten zusätzliche Rechte innerhalb der Gruppe. Mitglieder erhalten die für sie freigegebenen eigenen Daten. Berechtigte Gruppenadministratoren erhalten die für Planung, Prüfung und Auswertung erforderlichen Teamdaten. Zugriff auf gezielte Diensttauschanfragen haben die beteiligten Personen und berechtigte Gruppenadministratoren; die Beschränkung fremder Dienstkürzel und Dienstzeiten gilt auch innerhalb derselben Gruppe.

Eine Einsichtnahme durch andere Gruppen ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

6. Lokale Speicherung auf dem Endgerät

Zur Verbesserung der Geschwindigkeit, Stabilität und Offline-Nutzung können bestimmte Daten lokal auf dem Endgerät gespeichert werden.

Hierzu können gehören:

bereits geladene Beiträge Bilder und Vorschaubilder heruntergeladene Dokumente Dokumenten-Metadaten lokale Entwürfe Einstellungen und Filter Synchronisationsinformationen geladene Dienstpläne, eigene Zeitmeldungen und Auswertungen entsprechend den Zugriffsrechten ausstehende Dienstplanänderungen mit stabilen Kennungen für die spätere Synchronisation Die Speicherung kann im App-Cache, im lokalen Dateisystem, in einer lokalen Datenbank oder in einem geschützten Gerätespeicher erfolgen.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Nutzung der App erforderlich sind. App-interne Cache- und Offline-Daten können durch die App, das Betriebssystem oder durch den Nutzer (z. B. durch Logout oder Deinstallation) gelöscht werden.

Vom Nutzer exportierte Dateien, insbesondere PDF, Excel sowie DATEV-Dateien im ASC-, CSV- oder INI-Format, können außerhalb des App-Speichers verbleiben, beispielsweise im Download-Ordner, in der Dateien-App oder an einem über die Teilen-Funktion gewählten Speicherort. Lohn- und Dienstplanexporte können personenbezogene Mitarbeiter- und Arbeitszeitdaten enthalten. Teamdock kann diese extern gespeicherten Kopien bei Logout oder Kontolöschung nicht automatisch entfernen. Sie müssen bei Bedarf über die Dateiverwaltung des Geräts gelöscht werden.

7. Empfänger und technische Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Bereitstellung von Teamdock erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

7.1 Supabase

Teamdock nutzt Supabase insbesondere für:

Authentifizierung Datenbank Dateispeicherung serverseitige Funktionen Echtzeitaktualisierungen Dabei können unter anderem Konto-, Profil-, Gruppen-, Inhalts-, Datei- und technische Verbindungsdaten verarbeitet werden.

Das Teamdock-Projekt wird in der Region Irland (EU) betrieben.

Mit dem Anbieter besteht beziehungsweise wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

7.2 RevenueCat

Teamdock nutzt RevenueCat zur Verwaltung und Wiederherstellung von Abonnements.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

interne App-Benutzer-ID Produktkennung Kauf- und Abonnementstatus Verlängerungs- und Ablaufdaten Store- und Transaktionsinformationen RevenueCat erhält grundsätzlich keine vollständigen Zahlungsdaten wie Kreditkartennummern.

7.3 Apple und Google

Für App-Downloads, In-App-Käufe, Abonnements und Push-Benachrichtigungen können Daten durch folgende Plattformanbieter verarbeitet werden:

Apple im Zusammenhang mit dem Apple App Store und Apple Push Notification Service Google im Zusammenhang mit Google Play und Firebase Cloud Messaging Für diese Verarbeitungen gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Plattformanbieters.

7.4 E-Mail-Dienstleister

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten Daten durch den eingesetzten E-Mail-Dienstleister verarbeitet.

7.5 Vom Nutzer veranlasste Exporte

Die Erstellung einer DATEV-Datei führt nicht zu einer automatischen Übermittlung an DATEV, Steuerberater oder andere Empfänger. Berechtigte Nutzer laden die Dateien herunter oder wählen selbst einen Speicherort beziehungsweise einen Empfänger über die Teilen-Funktion. Für die anschließende Weitergabe und Verarbeitung der exportierten Daten ist die jeweils handelnde Person beziehungsweise Organisation verantwortlich.

8. Übermittlung in Drittländer

Einige technische Dienstleister können Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

9. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Grundsätzlich gelten folgende Kriterien:

Kontodaten werden bis zur Löschung des Benutzerkontos gespeichert. Profildaten werden bis zu ihrer Änderung oder Löschung gespeichert. Gruppenmitgliedschaften werden bis zum Austritt oder zur Löschung der Gruppe gespeichert. Push-Token werden bis zum Logout oder Widerruf gespeichert. Server- und Sicherheitsprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie es für den sicheren Betrieb erforderlich ist. Supportanfragen werden nur so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung und Nachverfolgung notwendig ist. Abrechnungs- und steuerrechtlich relevante Informationen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. App-interne lokale Daten werden durch die App oder bei Deinstallation gelöscht. Exportierte Dateien außerhalb des App-Speichers sind davon nicht umfasst.

Für Dienstplanänderungen, Zeitmeldungen, Tauschanfragen, Urlaubsberechnungen und Lohnnachweise richten sich Speicherdauer und Löschung ebenfalls nach dem jeweiligen organisatorischen Zweck und gegebenenfalls einschlägigen Aufbewahrungspflichten. Bei beruflicher Nutzung legt die verantwortliche Organisation die für sie geltenden Anforderungen fest.

10. Accountlöschung und Inhalte gemeinsamer Gruppen

Nutzer können die Löschung ihres Benutzerkontos innerhalb der App beantragen oder durchführen.

Im Rahmen der Accountlöschung werden insbesondere:

Profildaten, Profilbild, Push-Token, aktive Sitzungen, direkte Kontozuordnungen, lokal gespeicherte private Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Inhalte, die Bestandteil gemeinsamer Gruppenaktivitäten sind, können in anonymisierter Form erhalten bleiben.

11. Einsatz von Cookies, SDKs und Tracking-Technologien

Teamdock ist als mobile Anwendung und im Browser verfügbar. Für Sitzungsverwaltung, lokale Speicherung und Offline-Funktionen können insbesondere folgende Technologien eingesetzt werden:

lokale Speichermechanismen (z. B. App-Cache oder lokale Datenbanken) Browserspeicher wie Local Storage und IndexedDB sowie Service-Worker-Caches der Web-App Geräte- oder Installationskennungen (z. B. zufällig generierte App-IDs) technische SDKs von Plattformanbietern (z. B. Apple, Google)

11.1 Zweck der eingesetzten Technologien

Diese Technologien werden ausschließlich zu folgenden Zwecken eingesetzt:

Bereitstellung und Funktionalität der App Authentifizierung und Sitzungsverwaltung Synchronisation von Daten Zustellung von Push-Benachrichtigungen Fehleranalyse und Stabilitätsverbesserung Sicherheit und Missbrauchsprävention Eine Nutzung zur Erstellung von Nutzerprofilen für Werbezwecke findet nicht statt.

11.2 Eingesetzte Dienste

Aktuell nutzt Teamdock insbesondere:

Firebase Cloud Messaging zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen systemnahe Dienste von Apple und Google zur Gerätekommunikation Weitere Analyse- oder Tracking-SDKs (z. B. für Marketing oder Werbung) werden derzeit nicht eingesetzt.

11.3 Rechtsgrundlage

Soweit diese Technologien für den Betrieb der App technisch erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist (z. B. bei Push-Benachrichtigungen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

11.4 Deaktivierung und Einschränkung

Nutzer können den Einsatz dieser Technologien wie folgt beeinflussen:

Deaktivierung von Push-Benachrichtigungen in den Geräteeinstellungen Einschränkung von App-Berechtigungen (z. B. Netzwerkzugriff, Hintergrundaktualisierung) Zurücksetzen von Geräte-IDs über die Systemeinstellungen Löschen lokaler Daten durch Logout, App-Reset oder Deinstallation Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung bestimmter Funktionen die Nutzbarkeit der App einschränken kann.

12. Keine Analyse zu Werbezwecken

Teamdock verwendet derzeit keine Analyse- oder Trackingdienste zur Erstellung von Werbeprofilen.

Es findet kein Verkauf personenbezogener Daten und kein Profiling zu Werbezwecken statt.

13. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Teamdock ist nicht zur Speicherung sensibler Daten wie medizinischer Informationen vorgesehen.

Nutzer sollten keine besonders schutzbedürftigen personenbezogenen Daten einstellen.

14. Datensicherheit

Teamdock setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

verschlüsselte Datenübertragung rollenbasierte Zugriffsrechte serverseitige Zugriffskontrollen sichere Authentifizierung regelmäßige Updates

15. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben insbesondere das Recht auf:

Auskunft Berichtigung Löschung Einschränkung der Verarbeitung Datenübertragbarkeit Widerspruch Widerruf einer Einwilligung Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Anfragen können an endrit.cuni@gmail.com gerichtet werden.

16. Widerspruchsrecht

Soweit eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Nutzer jederzeit Widerspruch einlegen.

17. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen.

19. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie bitte:

Endrit Cuni E-Mail: endrit.cuni@gmail.com